Privacy policy

Institution: Niilo Mäki Foundation, P.O. Box 29, FI-40101 JYVÄSKYLÄ, Business ID 0920779-6, email: jarkko.hautala@nmi.fi
From Central Finland to the International Market for Education Technology and Materials (CECO) -project. (KEKO in Finnish),

Contact person in matters concerning the register: Jarkko Hautala, Niilo Mäki Insitituutti, P.O. Box 29, 40101 JYVÄSKYLÄ, jarkko.hautala@nmi.fi, 040 805 3487

Name of register: Niilo Mäki Institute’s CECO project’s customer register

Purpose of processing personal data – what data do we store and why?

This privacy policy explains how we process personal data in customer and marketing communications. You have the right to the protection of personal data.

We process personal data only on the basis of lawful processing bases and in a transparent manner. We comply with the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR) provisions and principles.

The purpose of processing personal data is to manage customer relationships, resolve error situations in electronic services and customer communications, and, as a rule, inform about the activities of the CECO project.

In order to be able to accept registrations for our events, we store at least the participant’s name and email address in our customer register.

In the training/events, the training materials of the participants are displayed and identified with name tags so that we ensure that everyone receives the training material and knows who has come to the training.

If the training participant does not want his or her name to be visible to other participants in the training, he/she can receive his/her training material anonymously upon request by asking the trainer for it. This can be done, for example, by responding to an invitation sent to him or her to attend training, however, at least 1 week before the start of the training.

Feedback on the training is collected using an online questionnaire with an option to preserve anonymity. A summary of the feedback will be compiled to support the development of operations. Feedback, summaries of feedback surveys and questions are stored for the time required for processing the matter.

The purpose of collecting special dietary data is to serve the customer. Dietary information is transmitted to the restaurant of the training location without personal data.

Personal data is not used for automated decision-making or other profiling. However, the controller may select data subjects for targeted communications depending on what kind of activities the data subject has been interested in. The purpose of this process is to serve customers.

Data content of the register / Personal data processed

Contact information, such as name, email address, telephone number and address.
Information about the services, trainings/events ordered by the customer.
Any other information collected with the person’s consent, such as occupation and special diet.
Information related to the place of work and position; occupation, location of workplace, main job function

Regular sources of information

We collect customer-related information from the customer himself in connection with training registrations, newsletter subscriptions and registration in the online environment of our trainings, in connection with customer service events and otherwise directly from the customer.

Principles of register protection and data retention period

Only employees specifically designated and trained by the controller and bound by professional secrecy are entitled to use and maintain a system containing personal data.

The systems used in the register are located in a supervised equipment room in Finland. The data is stored in a physically secure data center environment on servers managed by the controller. The facility has round-the-clock security, recording camera surveillance, access rights only for limited designated persons, duplicated power supply and Argon gas extinguishing equipment. Data is protected using industry-recommended best practices, such as hardening systems, firewalls, granular credentials, and access and event log monitoring.

Customer data is stored in the customer register until the customer notifies otherwise or the information is found to be outdated. In this case, the data will be removed from the register, considering statutory obligations (such as the retention periods to be observed in the Accounting Act). We store personal data only for as long as is necessary to fulfil the purposes defined above in accordance with the legislation in force from time to time.

The controller assesses the necessity of storing personal data regularly, in addition to which it takes reasonable measures to ensure that no incompatible, outdated or incorrect personal data is stored in the register in relation to the purposes of processing.

Data is not transferred outside the EU or EEA. The data will not be disclosed to third parties.

Your rights – Right of inspection and right to request correction of data

You have the right to inspect the data concerning you stored in the personal data file. The request must be made by email to maria.haakana@nmi.fi, by phone to 050 3610973 or by post to CRM/Niilo Mäki Insitituutti, P.O. Box 29, 40101 JYVÄSKYLÄ. You have the right to withdraw your consent or request correction, restriction of processing or deletion of your data to the extent permitted by law. Requests are handled on a case-by-case basis. The Niilo Mäki Institute has a legal obligation to store certain data for a certain period of time, they cannot be deleted.

The data subject has the right to prohibit the controller from processing data concerning him or her for direct marketing, market research and opinion polls. The request must be made by e-mail to maria.haakana@nmi.fi or by phone 0503610973 or by post to CRM/Niilo Mäki Institute, P.O. Box 29, FI-40101 JYVÄSKYLÄ.

In accordance with the General Data Protection Regulation, you have the right to object to or request the restriction of the processing of your data and to lodge a complaint about the processing of your personal data with a supervisory authority if you consider that we have not processed your personal data in accordance with the law.

Changes to the Privacy Policy

We are constantly developing our operations and therefore reserve the right to change this privacy policy by announcing it in our services. Changes may also be based on changes in legislation.

We recommend that you review the contents of our privacy statement regularly.

Tietosuojaseloste

Päivitetty 12.12.2024

Yritys: Niilo Mäki -säätiö, PL 29, 40101 JYVÄSKYLÄ
Keski-Suomesta koulutusteknologian ja -materiaalien kansainvälisille markkinoille (KEKO), y-tunnus 0920779-6
jarkko.hautala@nmi.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Jarkko Hautala,
Niilo Mäki Insitituutti,
PL 29,
40101 JYVÄSKYLÄ,
jarkko.hautala@nmi.fi, 040 805 3487

Rekisterin nimi
Niilo Mäki Instituutin KeKo-hankkeen asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
– mitä tietoja tallennamme ja miksi?

Tämä tietosuojaseloste selvittää, miten käsittelemme henkilötietoja asiakas- ja markkinointiviestinnässä. Sinulla on oikeus henkilötietojen suojaan.

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan lainmukaisten käsittelyperusteiden nojalla ja läpinäkyvällä tavalla. Noudatamme Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) säännöksiä ja periaatteita.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteiden hoitaminen, virhetilanteiden selvitys sähköisissä palveluissa, asiakasviestintä ja alan toiminnasta pääsääntöisesti NMIn Keski-Suomesta koulutusteknologian ja -materiaalien kansainvälisille markkinoille (KEKO) hankkeen toiminnasta tiedottaminen sekä markkinointi.

Pystyäksemme ottamaan vastaan ilmoittautumisia tilaisuuksiimme, tallennamme asiakasrekisteriimme vähintään osallistujan nimen sekä sähköpostiosoitteen.

Koulutuksessa /tilaisuuksissa on näkyvillä koulutukseen osallistuvien koulutusmateriaalit nimilapuilla yksilöityinä, jotta varmistamme, että jokainen saa koulutusmateriaalin ja tiedämme, ketkä ovat tulleet koulutukseen.

Mikäli koulutukseen osallistuja ei halua omaa nimeään näkyville muille koulutukseen osallistuville voi hän pyynnöstä saada koulutusmateriaalinsa nimettömänä kysymällä sitä kouluttajalta. Tämä voi tapahtua esimerkiksi vastaamalla hänelle lähetettyyn kutsuun saapua koulutukseen, kuitenkin vähintään 1 viikko ennen koulutuksen alkua.

Koulutuksista kerätään palautetta verkkokyselylomakkeella. Palautteen voi halutessaan antaa nimettömänä. Palautteista tehdään kooste toiminnan kehittämisen tueksi. Palautteet, palautekyselyiden koosteet sekä kysymykset säilytetään asian käsittelyn vaatiman ajan.

Erityisruokavaliotietojen keräämisen tarkoituksena on palvella asiakasta. Ruokavaliotiedot välitetään koulutuspaikan ravintolaan ilman henkilötietoja.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai muuhun profilointiin. Rekisterinpitäjä saattaa kuitenkin poimia rekisteröityjä kohdennettuun tiedotukseen sen mukaan, millaisista toiminnasta rekisteröity on ollut kiinnostunut. Tämän käsittelyn tarkoitus on palvella asiakkaita.

Rekisterin tietosisältö / Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite.
Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista koulutuksista/tilaisuuksista.
Mahdolliset muut henkilön suostumuksella kerätyt tiedot, kuten ammatti ja erityisruokavalio.
Työpaikkaan ja tehtävään liittyvät tiedot; ammatti, työpaikan sijainti, pääasiallinen työtehtävä

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja keräämme asiakkaalta itseltään koulutusilmoittautumisten, uutiskirjetilausten ja koulutustemme verkkoympäristöön rekisteröitymisen yhteydessä, asiakaspalvelutapahtumien yhteydessä sekä muutoin suoraan asiakkaalta.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ja ylläpitoon ovat oikeutettuja vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämät ja kouluttamat työntekijät, joita sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisterissä käytettävät järjestelmät on sijoitettu valvottuun laitetilaan Suomessa. Tietoja säilytetään fyysisesti turvallisessa konesaliympäristössä rekisterinpitäjän hallinnoimilla palvelimilla. Tilassa on ympärivuorokautinen vartiointi, tallentava kameravalvonta, kulkuoikeudet vain rajatuilla nimetyillä henkilöillä, kahdennettu sähkönsyöttö ja Argon-kaasusammutuslaitteisto. Tietojen suojauksessa käytetään alalla yleisesti suositeltavia parhaaksi havaittuja käytäntöjä, kuten järjestelmien koventamista, palomuureja, yksityiskohtaisia käyttäjätunnuksiin perustuvia käyttöoikeuksia sekä käyttöoikeuksien ja tapahtumalokien valvontaa.

Asiakastietoja säilytetään asiakasrekisterissä, kunnes asiakas toisin ilmoittaa tai tiedot huomataan vanhentuneeksi. Tällöin tiedot poistetaan rekisteristä huomioiden lakisääteiset velvoitteet (kuten kirjanpitolaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat). Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.

Sinun oikeutesi – Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Pyyntö tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen maria.haakana@nmi.fi, puhelimitse numeroon 050 3610973 tai postitse osoitteeseen CRM/Niilo Mäki Insitituutti, PL 29, 40101 JYVÄSKYLÄ.
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus tai pyytää tietojesi korjaamista, käsittelyn rajoittamista tai poistamista lain sallimissa puitteissa. Pyynnöt käsitellään tapauskohtaisesti. Niilo Mäki Instituutilla on lainsäädäntöön perustuva velvoite säilyttää tiettyjä tietoja tietty aika, niitä ei voida poistaa.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Pyyntö tulee tehdä sähköpostilla osoitteeseen maria.haakana@nmi.fi tai puhelimitse 0503610973 tai postitse osoitteeseen CRM/Niilo Mäki Instituutti, PL 29, 40101 JYVÄSKYLÄ.

Sinulla on tietosuoja-asetusten mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, mikäli olet sitä mieltä, ettemme ole käsitelleen henkilötietojasi lain mukaisesti.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme toimintaamme jatkuvasti ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti.